Virtuelle Kaffee-Ecke im Homeoffice – so werden Missverständnisse im Unternehmen vermieden

• Informeller Austausch zwischen Kollegen kommt während Corona-Krise zu kurz.
• Neues System der Scholderer ermöglicht eine virtuelle Kaffee-Ecke.
• Gespräche zwischen Kollegen sollen auf diese Weise ermöglicht werden.

Virtuelle Kaffee-Ecke im Homeoffice: Treffen an der Kaffeemaschine, ein kurzer Plausch im Türrahmen mit der Tasse in der Hand – informelle Gespräche unter Kollegen sind aus dem Unternehmensalltag kaum wegzudenken. Doch seit viele Betriebe ihre Beschäftigten wegen der Corona-Krise ins Homeoffice geschickt haben, gibt es diese Gespräche beim Kaffee nicht mehr. Weil dadurch der Informationsfluss beeinträchtigt wird, hat die auf IT Service Management (ITSM) spezialisierte Scholderer GmbH eine virtuelle Kaffee-Ecke (Virtual Coffeecorner = ViCo) entwickelt.

Virtuelle Kaffee-Ecke im Homeoffice

„Bisher hat der informelle Austausch von IT-Mitarbeiterin an der Kaffeemaschine stattgefunden, das ist mit dem Homeoffice ausgeschlossen“, erläutert Geschäftsführer Dr. Robert Scholderer. „Der Gang vom Computer zur Kaffeemaschine und die Begegnung mit Kollegen fällt weg, der Austausch ist auf die heimische Umgebung beschränkt.“

Das führe nach ersten Erkenntnissen bei einigen Unternehmen zu ernsthaften Kommunikationsproblemen, insbesondere zwischen IT-Kolleginnen und Kollegen. „Wir nahmen zunächst an, dass die erhöhte Nachfrage zur Erstellung IT-Service-Katalogen durch einen erhöhten Personaleinsatz leicht zu decken sei“, so Scholderer. Man habe jedoch die Bedeutung des Informellen unterschätzt.

Neues System schließt Prozesslücken

„Alles muss nun gesteuert werden. Jede kleinste Prozesslücke kann im ausschließlichen Homeoffice-Modus zu Missverständnissen führen.“ Diese Probleme könnten sich summieren und die Qualität der zu erstellenden IT-Service-Kataloge beeinträchtigen.
Daher hat Scholderer ein System entwickelt, mit dem Beschäftigte im Homeoffice alle Aktivitäten im Blick behalten und sich einbringen können. „Parallel dazu wurden in den Teamkalendern virtuelle Kaffeegespräche als Virtual Coffeecorner eingestellt, an denen jeder teilnehmen kann, wie er oder sie es für sich selbst als erforderlich empfindet“, erklärt Robert Scholderer.

Teilnahme am Kaffeeplausch offen, aber zu fixem Termin

Diese Virtual Coffeecorner (ViCo) bildet die natürliche Begegnung in der Kaffeeküche ab. „Sie soll offen sein für Ideen, Humor und Team-Erleben sowie für den fachlichen Gedankenaus-tausch, wenn ein Mitarbeiter einmal nicht weiterkommt und Inspiration braucht“, so Scholderer weiter. Die Teilnahme ist jedem freigestellt. Die Termine verstehen sich als ein unverbindlicher Treffpunkt und müssen nicht vorbereitet werden. Man kann auch daran teilnehmen, wenn man selbst nichts beitragen möchte, sondern nur dem Gespräch der Kollegen folgt. „Ganz so wie im realen Büroalltag.“

Damit die Treffen an der virtuellen Kaffeemaschine nicht ausufern, werden pro Tage drei fixe Termine von je 15 Minuten Dauer in den Team-Kalendern eingestellt. „Wir kennen Unter-nehmen, die haben versucht, das flexibler zu handhaben, aber das hat nicht funktioniert“, weiß Robert Scholderer. Die klare Struktur des digitalen Treffens verbessere die Abstimmung zwischen IT-Dienstleistern und IT-Mitarbeitern und erhöhe damit die Effektivität der Home-office-Arbeit.

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